Com connectar les eines de la teva empresa amb n8n

Un lead entra pel formulari del web un divendres a la tarda, arriba a la bústia general i algú el copia a mà al CRM el dilluns, si se’n recorda. Aquest tipus de forat entre dues eines que no es parlen és justament el que es tanca amb n8n, i gairebé mai cal programar per tancar-lo. El que sí que cal és saber com es connecta cada eina, perquè no totes ofereixen el mateix, i saber qui s’encarregarà del flux quan deixi de funcionar.

Què és n8n i quant costa fer-lo servir

n8n és una plataforma d’automatització de fluxos de treball. En un llenç vas col·locant blocs, que n8n anomena nodes, i els uneixes amb fletxes: el primer és el disparador, el que posa el flux en marxa (un formulari enviat, una hora del dia, un pagament rebut), i els següents fan alguna cosa amb aquestes dades. Si algú omple el formulari del web, el node següent pot crear-ne el contacte al CRM i el de després enviar-li un correu. Cada vegada que el flux s’executa de principi a fi compta com una execució, tingui tres passos o vint.

Hi ha dues maneres de fer-lo servir, i l’elecció pesa en la decisió d’una pime. La primera és n8n Cloud, on n8n s’encarrega del servidor; en el moment d’escriure això el pla Starter costa 20 € al mes amb pagament anual i inclou 2.500 execucions mensuals, i el Pro 50 € al mes amb 10.000. La segona és instal·lar-lo en un servidor propi amb l’edició Community, que és gratuïta i es distribueix amb llicència fair-code, la Sustainable Use License, que permet fer-lo servir sense pagar per als processos interns de la teva empresa. La mateixa documentació de n8n avisa que l’autoallotjament requereix saber muntar i protegir servidors i el recomana per a usuaris experts, així que el que és gratuït té un cost en hores d’algú tècnic. A una pime sense ningú que s’ocupi de servidors li recomanem començar per Cloud i plantejar-se el servidor propi només quan tingui qui el mantingui.

Node natiu, API o webhook segons el que ofereixi cada eina

Abans de dibuixar cap flux convé mirar cada eina que vols connectar i veure en quin d’aquests tres casos cau, perquè d’això depèn quant costa muntar-lo i qui ho pot fer.

Amb node natiu n’hi ha prou d’escollir l’aplicació

Gmail, Google Sheets, HubSpot, Pipedrive, Slack, Mailchimp, WooCommerce, QuickBooks o Odoo tenen node propi a n8n. Cerques l’aplicació al tauler, tries l’operació (crear o actualitzar un contacte, afegir una fila, enviar un missatge) i autoritzes el compte una vegada, en el que n8n anomena una credencial. A partir d’aquí els camps apareixen en desplegables i per omplir-los s’arrosseguen les dades del pas anterior amb el ratolí, sense escriure codi.

És el cas fàcil i el que una persona de l’oficina amb una mica de paciència pot muntar sola. El límit és que el node només fa el que els seus autors van preveure: si necessites una operació que no apareix a la llista, cal passar al mètode següent.

Eines sense node propi: HTTP Request i la seva API

Moltes eines que fan servir les pimes espanyoles no tenen node a n8n. Holded, per exemple, no apareix al seu catàleg d’integracions, però té una API pública als plans de pagament, que és una porta per la qual altres programes poden llegir i escriure dades al teu compte. El node HTTP Request és la manera de trucar a aquesta porta des de n8n.

A la pràctica es fa així. Obres la documentació de l’API de l’eina, cerques l’operació que vols (llistar factures, crear un client) i, si porta un exemple en format cURL, el copies i l’enganxes amb l’opció Import cURL del node, que omple l’adreça, el mètode i les capçaleres. Després crees la credencial amb la clau que genera la mateixa eina al seu tauler de desenvolupadors; n8n admet autenticació per capçalera, bàsica, OAuth2 i diverses més.

Aquí la feina ja demana algú que entengui què és una petició, què retorna i com llegir un error. Continua sense ser programar, tot i que ja no n’hi ha prou d’escollir d’un desplegable. Per a una pime sol ser el punt on una tarda d’assaig i error es converteix en una conversa amb algú que ja ho hagi fet abans.

Webhooks perquè l’eina avisi n8n

Hi ha dues maneres d’assabentar-se que ha passat alguna cosa. Una és preguntar cada cert temps: cada cinc minuts n8n mira si hi ha files noves al full o comandes noves a la botiga, i alguns disparadors de n8n funcionen així. L’altra és que l’eina avisi en el moment, enviant les dades a una adreça que li dones. Aquesta adreça és un webhook, i a n8n es crea amb el node Webhook.

El node et dona dues adreces: una de prova, que només escolta mentre tens l’editor obert i prems el botó d’escoltar, i una altra de producció, que només funciona quan el flux està publicat. Això confon molt al principi: el formulari funciona a les proves i després en real no arriba res perquè s’hi va enganxar l’adreça de prova o el flux no es va publicar. Amb la versió 2.0, n8n va canviar l’antic interruptor d’activar o desactivar per un botó de publicar, i els tutorials antics encara parlen d’activar el flux.

Pas a pas: del formulari del web al CRM i al correu

Un flux que gairebé qualsevol empresa de serveis necessita. Algú omple el formulari de contacte del web, el contacte es crea al CRM i el client rep un correu de confirmació, mentre el comercial rep un avís. Fem servir HubSpot i Gmail perquè tots dos tenen node natiu; amb Pipedrive o Outlook el flux és igual.

1. Crea el disparador. Afegeix un node Webhook i copia’n l’adreça de prova. Al formulari del web configura l’enviament a aquesta adreça; Typeform, per exemple, té el seu propi disparador a n8n; en altres eines de formularis cerca a la configuració una opció d’enviament a webhook o a una URL. Si el teu formulari no ho permet, n8n té el seu propi node de formulari que pots enllaçar des del web.
2. Fes un enviament de prova. Omple el formulari tu mateix amb dades inventades. A n8n veuràs arribar els camps tal com els envia el web: nom, correu, telèfon, missatge.
3. Neteja les dades. Amb un node If descarta els enviaments sense correu o amb el text buit, que solen ser spam. Si el formulari de vegades s’envia dues vegades, el node Remove Duplicates ajuda a no crear el mateix contacte repetit.
4. Crea o actualitza el contacte. Afegeix el node de HubSpot amb l’operació de crear o actualitzar contacte i arrossega cada camp del formulari al seu camp del CRM. Així, si la mateixa persona escriu dues vegades, no es duplica.
5. Envia el correu de confirmació. Un node de Gmail amb l’operació d’enviar missatge, amb el nom del contacte a la salutació.
6. Avisa el comercial. Un altre correu, o un missatge a Slack si l’equip el fa servir, amb el resum del lead i l’enllaç a la seva fitxa.
7. Prova’l sencer i publica’l. Canvia al formulari l’adreça de prova per la de producció i publica el flux.

El pas que més s’oblida és l’últim. Des d’aquell moment les execucions ja no es veuen al llenç, es consulten a la pestanya d’execucions del flux, i convé mirar-la els primers dies per comprovar que tot entra com esperaves.

Muntar una cosa així, amb els comptes ja creats i algú que conegui l’eina, és qüestió d’unes hores, i la majoria se’n van a decidir quin camp del formulari va a quin camp del CRM i a provar casos estranys.

Quins processos automatitzar amb n8n en vendes i administració

Vendes: repartiment de leads i recordatori de seguiment

El flux de l’apartat anterior és la base, i a sobre s’hi afegeixen dues peces. La primera és l’assignació. Amb un node Switch pots repartir els leads segons un camp del formulari, com la província o el servei que demanen, i assignar cada contacte al comercial que toca al mateix CRM.

La segona és el recordatori. El node de HubSpot permet crear un engagement de tipus tasca associat al contacte, amb data a dos o tres dies, de manera que el seguiment apareix a l’agenda del comercial sense que ningú l’apunti. Una altra opció és un flux a part amb el disparador Schedule Trigger, que s’executa cada matí, cerca al CRM els negocis sense activitat recent i envia al responsable una llista per correu. La primera variant és més senzilla; la segona detecta també els leads que algú va oblidar tancar. Nosaltres començaríem per la tasca a HubSpot, que no demana un flux a part, i afegiríem la revisió diària quan l’equip ja es refiï de la primera.

Administració: recordatoris de cobrament i comptabilitat

En administració el disparador sol ser un calendari, no un esdeveniment. Un Schedule Trigger que s’executa cada dilluns, un node HTTP Request que demana a Holded les factures pendents de cobrament, un node If que es queda amb les vençudes i un node de Gmail que envia a cada client un recordatori amb el número de factura i l’import.

La sincronització amb la comptabilitat va en l’altre sentit. Si cobres amb Stripe, el seu disparador a n8n rep l’avís de cada pagament i des d’aquí pots crear la factura o marcar-la com a cobrada a l’eina de facturació, o apuntar el moviment en un full de Google Sheets que revisa la gestoria. QuickBooks i Xero tenen node natiu; amb altres eines de facturació es torna a l’HTTP Request.

Aquí convé anar més a poc a poc que en vendes. Un contacte duplicat al CRM és una molèstia; una factura duplicada o un recordatori de cobrament a qui ja ha pagat és un problema amb un client. El que recomanem és deixar el flux unes setmanes enviant els recordatoris a una persona de l’empresa en lloc del client, i passar-lo a real quan s’hagi vist que encerta.

Qui arregla el flux quan canvia una API o caduca una credencial

Les automatitzacions es trenquen sense avisar, i moltes vegades el canvi ve de fora de n8n. Una eina canvia la manera d’autenticar-se, algú canvia la contrasenya del compte de Google amb què es va autoritzar Gmail, una API publica una versió nova. HubSpot n’és un bon exemple recent: primer va retirar les seves claus d’API clàssiques i després va passar a estat heretat les aplicacions privades creades des del seu tauler, i la documentació de n8n ara recomana un altre tipus de credencial. Holded, per la seva banda, ja treballa amb una segona versió de la seva API.

El que ho fa perillós és que la fallada és silenciosa. El formulari continua funcionant al web, el client veu el missatge d’enviat i el lead no arriba enlloc. Per assabentar-se’n a temps, n8n permet crear un flux d’errors amb el node Error Trigger i assignar-lo a cada automatització des de la seva configuració, a l’apartat Error workflow, de manera que quan un flux falla s’envia un correu o un missatge a algú. Compte, perquè aquest flux d’errors no es dispara en les execucions manuals, només en les automàtiques, i per això cal provar-lo amb el flux publicat.

Per a les fallades puntuals, com una API que tarda o rebutja una petició concreta, cada node té a la seva configuració l’opció Retry On Fail, que repeteix el pas abans de donar-lo per fallit. No serveix per a una credencial caducada, perquè aquí reintentar no arregla res.

I després hi ha la pregunta que més importa a una pime sense perfil tècnic: qui revisa tot això. Algú ha de rebre els avisos d’error, saber obrir el flux i entendre què ha canviat. Tingues en compte que al pla Starter de n8n Cloud l’historial d’execucions es guarda set dies: si ningú el revisa en aquest termini, el rastre de la fallada desapareix. Abans de muntar la primera automatització convé decidir qui serà aquesta persona (algú de dins amb temps assignat o un proveïdor extern que la mantingui) i apuntar en algun lloc quins comptes i credencials fa servir cada flux.

Si vols saber quins processos de la teva empresa es poden connectar amb n8n i qui els hauria de mantenir, escriu-nos i ho mirem amb les teves eines concretes.