Generar propostes comercials personalitzades amb IA

Un client et demana pressupost dijous a la tarda i vol la proposta dilluns. Tens unes notes al mòbil i una proposta de l’any passat que s’hi assembla una mica. És el moment en què gairebé tothom obre ChatGPT i escriu «fes-me una proposta comercial per a una empresa de reformes», i el que en surt és un document correcte que podria haver rebut qualsevol altre client.

La IA sí que serveix per preparar propostes, i serveix força. El que falla gairebé sempre és l’ordre: se li demana el document sencer sense donar-li les dades que el fan personal. En aquesta guia veiem com generar una proposta comercial amb una IA gratuïta pas a pas, què cal revisar abans d’enviar-la, què hi afegeixen les eines de pagament i en quins casos és millor no fer-la servir.

Les cinc parts d’una proposta comercial i què fa la IA en cadascuna

Si agafes tres propostes que hagin tancat una venda a la teva empresa, el més normal és que comparteixin el mateix esquelet encara que ningú no l’hagi dissenyat així. Comencen pel que li passa al client, continuen amb el que faràs tu, deixen clar què hi entra i què no, posen el preu i acaben dient què passa ara. Cada peça li demana a la IA una cosa diferent.

El problema és la part on més es nota una proposta feta amb IA sense dades, perquè el model omple el buit amb generalitats del sector («les empreses d’avui necessiten…»). Aquí la IA només pot reformular el que tu li expliquis de la reunió, amb les paraules del client si les tens apuntades. La solució és el contrari, on més ajuda, perquè sap ordenar un servei en fases i explicar-lo sense tecnicismes. L’abast és on més t’hi jugues, perquè una línia ambigua («inclou manteniment») es converteix en una discussió tres mesos després, i la IA tendeix a escriure abasts amplis i amables.

El preu no el decideix la IA. L’hi dones tu, tancat, i ella només el presenta (desglossat, per fases, amb opcions si n’hi ha). I el pas següent sol ser el que més s’oblida: una data de validesa de l’oferta, qui signa, quan es comença. Una proposta sense pas següent deixa el client sense saber què fer-ne, i el més probable és que no faci res.

Com generar una proposta comercial amb IA gratis, pas a pas

ChatGPT, Claude i Gemini tenen versió gratuïta i tots tres serveixen per a això. Per a una proposta de poques pàgines, la manera de demanar-la-hi pesa més que l’assistent que triïs.

Pas 1: demana l’esquema abans que el text

L’error més car és demanar la proposta acabada en el primer missatge. Si l’enfocament és dolent, has de corregir un text llarg en lloc d’una llista de deu línies.

Comença demanant-li només l’índex. Una cosa així: «Prepararé una proposta comercial per a un client. Abans de redactar, proposa’m l’esquema de seccions amb una línia per secció explicant què hi anirà. No escriguis encara la proposta». Amb l’esquema davant corregeixes el que sobra, el que falta i l’ordre, per exemple treure una secció de «qui som» que el client no necessita perquè ja et coneix, o afegir-ne una de terminis perquè a la reunió va sortir que tenia pressa.

Aquest pas triga un parell de minuts i és el que més decideix el resultat. Quan l’esquema és com tu el vols, l’hi confirmes al mateix xat i passes al següent.

Pas 2: el prompt amb rol, dades del client, estructura i to

Ara sí que li dones el material. Convé escriure cada part del prompt per separat perquè el model no les barregi:

• Rol: qui escriu. «Ets el responsable comercial d’una empresa d’instal·lacions elèctriques per a naus industrials.»
• Dades del client: el que saps de la reunió. Nom de l’empresa, a què es dedica, quin problema et va explicar, què va provar abans, qui decideix, quin pressupost va deixar entreveure, què el preocupa. Enganxa les teves notes tal com són, encara que estiguin desordenades.
• Estructura: l’esquema que vas corregir al pas 1.
• To: com li parles a aquest client. De tu o de vostè, frases curtes, sense superlatius, sense prometre resultats que no puguis signar.

Si tens una proposta anterior que va tancar bé, enganxa-la també i digues-li que imiti la seva manera d’escriure, no el contingut. És la manera més ràpida que el text soni a la teva empresa i no a l’assistent.

Pas 3: redacta secció per secció

Amb tot el context carregat, demana una secció cada vegada: «Redacta només la secció del problema, amb el que t’he explicat». La llegeixes, la corregeixes al xat («treu la segona frase, el client no va parlar de costos de personal») i passes a la següent.

Així cada secció surt més treballada, perquè el model concentra la resposta en una sola cosa. I els errors no s’arrosseguen: si la solució es desvia, la corregeixes abans que l’abast i el preu s’escriguin a sobre.

A l’abast, demana-li expressament una llista del que la proposta no inclou. És una línia que a mà gairebé ningú no escriu i la que més discussions estalvia després.

Pas 4: passa l’esborrany a la teva plantilla

El xat et dona text, no un document que puguis enviar. Copia cada secció a la teva plantilla de sempre, a Google Docs o a Word, amb el teu logotip, els teus colors i el teu peu de pàgina. Si no tens plantilla, Canva té una secció de plantilles de proposta comercial que pots adaptar sense saber disseny.

Quan enganxis, revisa els formats que el xat hi posa pel seu compte, com negretes per tot arreu, asteriscs solts o llistes on anava un paràgraf. Desa la plantilla emplenada: amb clients semblants t’estalvia el pas 1.

Què cal revisar abans d’enviar-la: xifres, noms, promeses i to

Un esborrany generat amb IA es llegeix bé a la primera, i precisament per això es revisa malament. Preguntar-se si sona bé serveix de poc. El que funciona és una passada buscant coses concretes.

Primer, les xifres. Qualsevol número que no li hagis donat tu (un percentatge d’estalvi, un termini de retorn, una dada del sector) s’ha d’esborrar o comprovar, perquè el model els genera perquè el text sembli més sòlid. Comprova també que el preu i els terminis coincideixen a totes les seccions on apareixen, perquè de vegades el model els reescriu amb petites diferències.

Després, els noms. El de l’empresa del client ben escrit, el de la persona de contacte, el del seu càrrec. Si vas reutilitzar una proposta antiga com a exemple d’estil, busca el nom d’aquell client al document nou: s’hi cola més del que sembla.

Les promeses són el més delicat. La IA escriu amb facilitat frases com «garantim», «sense interrupcions» o «resultats des del primer mes», i una proposta signada és un compromís. Llegeix cada verb en futur i pregunta’t si el signaries tal com està.

Queda el to de màquina. Obertures de l’estil «En l’entorn dinàmic actual», tres adjectius seguits, un paràgraf final que repeteix tot l’anterior. El client no té per què saber que has fet servir IA, però sí que nota quan un text no li parla a ell. Si una frase podria ser a la proposta de qualsevol altre proveïdor, canvia-la per un detall de la reunió.

Generadors de propostes comercials gratis amb IA: què donen i què no

Si busques «generador de propostes comercials gratis amb IA», alguns resultats són pàgines amb un formulari on escrius el teu sector i el teu servei, i et tornen un text. D’altres són plataformes de propostes, com PandaDoc o Proposify, que fa anys que venen programari per crear, enviar i signar propostes i hi han anat afegint funcions d’IA.

Els generadors de formulari fan, en el fons, el mateix que un xat gratuït amb un prompt fix al darrere. Et donen menys control que ChatGPT, Claude o Gemini, perquè no hi pots carregar les teves notes ni corregir secció per secció, i molts demanen registre o limiten el nombre d’usos abans de passar-te a un pla de pagament. Per sortir del pas una vegada, poden servir. Per treballar-hi, el xat general és més flexible i et costa el mateix.

Una IA general gratuïta et dona la redacció, que és la part que porta més temps, amb límits d’ús que cada proveïdor canvia sovint. El que no et dona és tot el que envolta el document. Les plataformes específiques hi afegeixen biblioteques de plantilles amb la teva marca, taules de preus que es calculen soles, signatura electrònica, avís quan el client obre la proposta i en quina secció s’atura, i connexió amb el CRM. N’hi ha alguna amb pla gratuït, però orientat a la signatura electrònica i sense marca pròpia, així que abans de decidir mira’n la pàgina de preus amb el que tu necessites a la mà.

La pregunta útil és si el teu problema és a l’hora d’escriure la proposta o en tot el que passa després. Si és el primer, el xat gratuït ho resol gairebé tot. Si perds vendes perquè no saps si el client ha llegit l’oferta o perquè la signatura s’allarga setmanes, això ho arregla la plataforma, i la IA és un extra.

Xat gratuït o generador propi: quan compensa cadascun

Hi ha una tercera via que no surt a les comparatives: un generador propi. Un formulari intern (a Google Forms o a Tally) on el comercial apunta les dades de la reunió, una automatització a n8n o Make que passa aquestes respostes a un model com Claude o GPT per API amb les teves instruccions ja escrites, i una plantilla de Google Docs que s’emplena sola i s’exporta a PDF. El comercial no escriu cap prompt, només emplena el formulari i rep l’esborrany.

Per decidir, mirem quantes propostes fas al mes i quant s’assemblen entre si. Si en prepares unes quantes al mes i cadascuna és diferent, n’hi ha prou amb el xat gratuït i el procediment d’abans, i muntar res més és temps perdut. Si en fas moltes i gairebé totes segueixen el mateix patró (el mateix tipus de servei, les mateixes seccions; canvien el client, la mida i el preu), cada proposta a mà repeteix la mateixa feina, i aquí un generador propi es paga sol.

També compta qui les escriu. Quan les prepara una sola persona que ja domina els prompts, el xat funciona. Quan les preparen diversos comercials, cadascun demana les coses a la seva manera, i el generador propi fixa les instruccions, el to i l’estructura per a tothom.

El cost també és diferent. Muntar un flux així és qüestió d’uns quants dies de feina per a algú que conegui n8n, i l’ús per API es paga per consum, que en documents d’aquesta mida sol ser pocs diners al mes. El que sí que exigeix, i és el primer que et diríem, és mantenir-lo, perquè si canvies els teus serveis o els teus preus cal actualitzar les instruccions i la plantilla.

Quan és millor no fer servir IA en una proposta

En una licitació pública o privada amb plec de condicions, el document no l’estructures tu. El plec diu quins apartats hi van, en quin ordre, amb quina extensió i amb quins criteris es puntua, i un detall mal llegit et deixa fora. Aquí la IA et pot ajudar a resumir el plec o a revisar que no et falta cap apartat, però la memòria tècnica val més escriure-la a mà i contrastar-la punt per punt amb els criteris de valoració.

Les ofertes molt tècniques tenen un altre problema. Si vens una instal·lació industrial, un desenvolupament de programari a mida o un projecte d’enginyeria, el valor de la proposta és en el detall tècnic, i és justament aquí on el model omple buits amb solucions plausibles que no has validat. La pots fer servir per a la part comercial (presentació, terminis, condicions) i deixar la tècnica en mans de qui l’executarà.

I amb un client que ja et coneix, de vegades la millor proposta és un correu de cinc línies. T’ha comprat abans, sap com treballes, només necessita saber què, quan i quant. Un document de sis pàgines generat amb IA aquí no hi aporta res i pot sonar més fred que la relació que ja teniu.

Si vols muntar el teu propi generador de propostes i no saps per on començar, escriu-nos i ho mirem amb les teves propostes reals.